برای طراحی صندلی اداری استاندارد به نکات زیر باید توجه شود:
1 . نشیمنگاه مناسب
صندلی برای رفع نیازهای طیفی از کاربران نیاز به تنظیم ارتفاع‌های متفاوت دارد. اندازه صندلی باید به اندازه کافی گسترده باشد تا افراد بزرگ به راحتی در نشیمنگاه صندلی اداری خود قرار گیرند و عمق کافی تا تکیه‌گاه را برای حمایت از پاهای افراد قدبلند داشته باشد، اما نه آنقدر عمیق باشد که کارمندان کوتاه قدتر نتوانند از تکیه‌گاه صندلی‌های اداری و صندلی‌های مدیریتی استفاده کنند. سطح یک صندلی اداری نباید خالی یا عمیق باشد، زیرا این کار باعث بلند شدن یا تغییر موقعیت سخت می‌شود. لبه جلوی صندلی باید به صورت گرد و کمی شیب باشد تا از ریزش ران‌ها جلوگیری شود.
2- تکیه‌گاه:
تکیه‌گاه پشتی باید به قسمت پایینی و میانی پشت کمک کند. تنظیم ارتفاع توصیه می‌شود مگر اینکه قسمت پشتی بالا باشد و پشتی کاملی را فراهم کند. باید فضای کافی برای باسن وجود داشته باشد. این معمولاً با ایجاد فاصله بین صندلی و پشتی حاصل می‌شود. پشتی‌هایی که با فرد کج می‌شوند، یا زاویه آنها قابل تنظیم است، می‌توانند با ارائه پشتیبانی از پشت در طیف وسیعی از موقعیت‌های کاری، راحتی را بهبود بخشند.
3- دستک‌ها:
در اکثر مشاغل، وجود دستک‌ها ضروری نیست. دستک‌ها می‌توانند حرکت بازو را محدود کنند، اگرچه در بسیاری از مشاغل می‌توانند راحتی را فراهم کنند. دستک‌ها باید از لبه جلوی صندلی برگردانده شوند یا قابل تنظیم باشند تا صندلی نزدیک به سطح کار کشیده شود. ارتفاع بازوها نباید خیلی پایین یا خیلی زیاد باشد چرا که این امر موجب ایجاد ناراحتی می‌شود.
4- ارتفاع:
هنگام استفاده از صندلی اداری تنظیم شده با ارتفاع مناسب کار، هر کاربری که نتواند به راحتی پاهایش را روی زمین قرار دهد، نیاز به پشتیبان دارد. بهترین روش پشتیبانی استفاده از پیچ تنظیم ارتفاع صندلی‌های اداری است که امکان تنظیم ارتفاع مناسب را برای پا‌ها فراهم می‌کند. با بکارگیری پایه‌های قابل تنظیم می‌توانیم مجموعه‌ای از ارتفاعات مختلف را دارا می‌باشیم اما نکته حائز اهمیت در اینجا استفاده از پیچ‌های محکم برای تنظیم ارتفاع درصندلی‌های اداری و چه صندلی‌های مدیریتی است تا با وجود یک برخواست و نشست ساده تنظیمات فوق دچار بهم خوردگی نشود.
5- پایه‌های گردان:
صندلی‌های اداری و مدیریتی گردان، انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کند کاربران باید انواع کارها را انجام دهد و از یک مکان به مکان دیگر در ایستگاه مربوط کاری خود حرکت کنند و دسترسی به میز‌ها و کمد‌های اطراف ایستگاه کاری خود داشته باشند. بنابراین برای مسیرهای کوتاه اطراف ایستگاه کاری خود نیاز به بلند شدن نیست و با تعبیه چرخ‌های مناسب در پایه‌ها امکان حرکت در مسیرهای کوتاه فراهم شده است. این چرخ‌ها در محیط‌های کاری که با کف پوش‌های صاف و بدون زبری و مانع طراحی شده است به خوبی وظیفه خود را انجام می‌دهند. در بعضی از صندلی‌های اداری و مدیریتی، چرخ‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که هنگام نشستن بر روی صندلی یا هنگام بلند شدن کاربر، ترمز اعمال می‌شود.
طراحی پایه های صندلی اداری
قابلیت‌های تنظیم
1- معمولی‌ترین تنظیمات موجود در طراحی صندلی‌های اداری و صندلی‌های مدیریتی عبارتند از: ارتفاع صندلی، ارتفاع کمر و شیب. در بعضی صندلی‌های اداری نشینمگاه صندلی و تکیه‌گاه عقب می‌توانند به سمت یکدیگر شیب داشته باشند. این ویژگی می‌تواند ناراحتی در گردن را کاهش دهد و همچنین دسترسی کاربران را به سطح کار بهبود بخشد. بعضی از تکیه‌گاه‌های صندلی‌های اداری را می‌توان به عقب و جلو تنظیم کرد تا عمق صندلی را برای رفع نیازهای فردی تغییر دهید. دستک‌ها می‌توانند به گونه‌ای طراحی شوند که برای کارهایی که به موقعیت ثابت نیاز هست قابل تنظیم باشد و هماهنگی بهتری بین نیازهای کاربر و صندلی اداری مورد استفاده فراهم شود.
2- قابلیت‌های تنظیم باید از یک حالت نشسته به راحتی قابل استفاده باشند، به خصوص در جایی که فضای کاری محدود باشد. قابلیت‌های تنظیم باید محکم و قابل اعتماد باشند. به عنوان مثال، هنگامی‌که تنظیمات انجام شد، آنها باید قادر به تحمل وزن کاربران برای جلوگیری از لغزش یا خرابی باشند که منجر به صدمه شود. باید مکانیزم‌هایی طراحی شود تا از به دام انداختن انگشتان کاربران در هنگام تنظیم تنظیمات بر روی صندلی‌ها جلوگیری شود.
نتیجه‌گیری: در صندلی‌های اداری، دستک‌ها و پایه‌ها باید دارای استاندارد باشد تا اطمینان حاصل شود كه به بدن كاربران بر روی صندلی‌های اداری فشار نیاورد. گوشه‌ها و لبه‌های صندلی‌ها باید به خوبی محکم شوند تا احتمال آسیب دیدن کاهش یابد. برای اطمینان از اینکه صندلی برای مدت معقول راحت باشد، نشیمنگاه صندلی باید محکم باشد و از کیفیت مطلوبی برخوردار باشد.
روکش صندلی‌های اداری باید از جنسی و پارچه‌ای باشد که بدون لغزش بوده و تمیز کردن آن آسان باشد، همچنین در برابر رطوبت غیرقابل نفوذ باشد. جنس‌های بادوام و باکیفیت، به راحتی و افزایش عمر سرویس دهنده صندلی کمک می‌کند. صندلی‌های اداری را می‌توان با پوشش‌هایی قابل جابجایی یا تعویض این پوشش‌ها ساخت تا در محیط‌های کثیف و دارای گرد و غبار مفید باشند چرا که می‌توان به طور مرتب آنها را شسته و تمیز کرد.